内定をもらうことは嬉しいことですが、もし本命の企業から内定を頂いた場合、今度は内定を辞退しなければならないという悩みが生まれてしまうと思います。
折角自分のことを評価してくれた企業に対してお断りの返事をするというのは心苦しいと感じる人もいるかと思いますが、
内定辞退というのは就活を頑張った分だけ経験しなければならないものであり、避けては通れない道です。
今回はそんな内定辞退の連絡について、いくつかの方法といつまでに返事をすればいいのかについてご紹介します。
雑な対応で相手に不快感を与えて終わるのではなく、ぜひ双方とも気持ちのいい終わり方をするために、礼儀について知っておいてくださいね。
内定辞退の連絡のマナーは？
内定辞退をするためには、まず膨大な時間と手間をかけてくれた企業に対して感謝の気持ちを持つことが大切です。
これまで選考でお世話になったお礼を述べつつ、折角内定をいただいたのにそれを辞退することへの謝罪の気持ちをしっかりと相手に伝えましょう。
もし電話などで企業の担当者から理由を聞かれたとき、失礼な態度をとってはいけません。
重要なのは自分の適性により近い企業が見つかった、地元での就職へと切り替えたなど前向きな理由を答えることです。
試験や面接を受ける前からわかっていた勤務体制への不満などの情報はできるだけ避けると穏便に断ることができます。
企業によっては考え直してほしいといったことを言ってくれるところもあるかもしれませんが、
優柔不断な言動をしては逆に期待を持たせてしまい、迷惑になるので、申し訳ないという気持ちは持ちつつ毅然とした態度で辞退しましょう。
また、電話をかける場合は時間帯に気をつける必要があります。
食事をとっているだろうお昼の時間と朝早い時間、夜遅い時間は避けたほうが無難です。
始業時間や就業時間も迷惑になってしまいかねないので、9時から11時、16時から18時といった時間帯以外の時間だと安心だと思います。
電話で話すときには内定辞退の理由などを簡潔にまとめて話すことがポイントです。
延々と話し続けると相手にとって貴重な時間を奪ってしまうので、気をつけてください。
電話・メール・手紙はどれが良いの？
企業に対して内定辞退を伝える方法はいくつかありますが、代表的なものが電話・メール・手紙の3種類になります。
ただ、連絡する際は電話で直接お伝えしたいとの旨を採用担当者にメール等で伝え、電話で辞退することがおすすめです。
メールだけで内定辞退を済ませてしまうと、相手によってはマナー違反になりかねませんので、不快感を与えてしまいます。
手紙だけというのも同じように失礼に当たることがありますので、気をつけてください。
また、連絡の際には必ずどこの企業に就職するつもりなのかを質問されると思いますが、
面接と同様になぜその企業に行きたいのかといった理由を簡潔で論理的に答えられるようにしておくと相手も納得してくれます。
その際は他社と比較をして相手の企業をけなすような言い方ではなく、
自分の未来を考えた上で一番良いと思った選択をした、というように言葉選びには気をつけるようにしましょう。
伝え方を少しでも間違うと、折角内定を出していただいたにもかかわらず、恩をあだで返すような印象を与えてしまいます。
さらに、内定辞退の電話連絡に併せて、手紙やメールでもお詫びの気持ちを伝えることで誠意を伝えることができるのです。
特に学校指定や推薦で求人に応募した場合、自身の辞退によって後輩にまで影響を与えてしまうことも考えられます。
自分のためだけでなく、自分の周囲にも与える影響を考えてみてください。
辞退はいつまでだすの？
内定辞退は申し訳ないという気持ちになってしまったり、さらに第一希望の企業から通知がくるまでキープしておこうと思ったりして、
つい連絡が遅くなってしまいがちです。
しかし、これまでお世話になった企業に極力迷惑をかけないためにも辞退はできるだけ早く伝えることがマナーです。
情報の不足によってどうしても決めきれないという場合を除いて、もしキープしておくとしたら、行く可能性のある会社だけを残すようにしましょう。
内定辞退を引き延ばしてしまうと安心感から気が緩んでしまい、さまざまな企業の研修や懇親会などに顔を出すうちに、
本命企業へのアプローチが疎かになってしまいます。
これから社会に出る人間としては、企業との最初のやり取りでもある内定関係の連絡は気を引き締めてかからなければなりません。
一人の大人としての責任感を持ちつつ、企業に対して感謝とお詫びの気持ちを忘れないようにしてください。
まとめ
内定辞退は社会人として最初の一歩とも言える大切な連絡になります。
もう別の企業に受かっているからいいや、という気持ちで企業の担当者と話すことは失礼に当たりますのでやめましょう。
また、自分だけの問題でとどまるならまだしも、紹介してくれた人や先輩、学校の教授、
大学などに迷惑がかかってしまうような場合はきちんと誠意を込めて断ってください。
就活が終わることは喜ばしいことですが、最後までしっかりとマナーを守って新社会人らしい行動をするとこの先も会社の中で成長していくことができます。
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