内定を得ることができた人はおめでとうございます。
就活という長い戦いを終え、少しほっとすることができたのではないでしょうか。
しかし、その企業に入社したいと思っている場合はそこで終わった気にならず、
企業から送られてくる内定承諾書の書き方や提出の際のマナーに対して気を配りましょう。
内定をもらった企業が第一志望ではなく、承諾するかどうか迷っているという人は、
今後必要になる時に備えて内定承諾書の注意事項について確認しておくと良いかもしれませんね。
今回はそうした内定承諾書についての書き方や添え状についての知識をご紹介していきます。
採用していただけるというのですから、ぜひ相手に失礼のないようにしっかりと礼儀作法を身につけておいてください。
内定承諾書の書き方は？
通常内定を得ると学生側が企業に対して「内定承諾書」という文章を提出することになります。
これは「企業に対して内定を承諾することで、入社することを約束します」という書類であるため、学生であっても法的な拘束力が生じる大切な書類です。
一般的には企業から内定通知書が送付される時、内定承諾書も同封されているため、わざわざ印刷したり一から文章を作成したりする必要はありません。
法的と言われるとただの紙切れが恐ろしいものに思えてきますが、
民法では労働契約解約の申し出から2週間で解約できるとされているため、実質的には強い拘束力はないとされています。
しかし、入社する意思を書面で伝えることで企業側は受け入れるための準備を進める必要があるため、
入社する気もないのにとりあえずといった軽い気持ちで内定承諾書を提出すると多くの人に迷惑をかけることになるのです。
そのため、原則として受験期の出願のように、複数の企業に内定承諾書を提出することは避けた方がいいでしょう。
また、内定通知の書類としては、内定通知書、内定承諾書、条件提示書の3点が同封されていることが当たり前です。
内定の通知を受け、自宅にこのような書類が届いたらまずは中身をしっかりと確認してください。
内定承諾書には入社への承諾とともに、正当な理由のない入社拒否をしないこと、さらには内定を取り消す場合の理由などが明確に記されています。
条件提示書には労働条件が記載されていますので、労働時間や業務内容、賃金の処遇について、
就活の際に調べた通りかどうかを自分の目で確認しておくと安心です。
内定承諾書の書き方としては、書類の形式に従って、署名と捺印をし、返送期日までに企業側に届くように送付します。
※ハンコ不要論が出てますので多少変わっているかもしれません。
内定の意思が決まっている場合、できるだけ早く返送すると相手方も手続きを進めやすくなるので、その辺りも考慮して予定を立ててみてください。
封筒の書き方は？
内定承諾書を送り返すにも封筒が必要になります。
内定先の企業から返信用の封筒をもらっている場合は、それを使って送り返すことができますが、
こちらで用意しなくてはいけない場合もありますので、正しい知識を持っておくと失礼のない対応ができるでしょう。
まず、返信用の封筒を選ぶ際には白のものが一般的です。
茶色でもいいのですが、中の書類が透けないように厚手の紙質のものを選んでください。
これは当たり前ですが、書類を折り曲げることなくそのまま入るサイズを選ぶ必要があります。
A４の書類であれば角２の大きさがベストなので、これを基準に選ぶと上手くいくでしょう。
封筒のあて名書きや裏面の記入などはこれから社会人として歩んでいく人にとって難しく感じるかもしれませんが、ビジネスマナーでも基本となることです。
心配な人は先に別の紙で練習しておき、封筒には丁寧に文字を記入していきます。
多少間違えたり文字が汚かったからと言って即内定取り消しになるわけではありませんが、
内定を出してくれた企業への最低限の礼儀なので、そこはちゃんとしておいたほうがいいかもしれませんね。
添え状は手書きで！
封筒の用意も大切ですが、内定承諾書を返送する際に同封する「添え状」というものも重要です。
添え状とは、書類を送付する時に表紙の役目を果たすもので、ビジネスシーンでは当たり前に使われる文書になります。
「誰が」「何を」「何のために」送ったのかわかりやすいよう、「日付・宛名・自分の名前と連絡先」といった情報に加え、「件名・本文・同封書類」などの事項を記載するのです。
ここでの注意事項としては、提出日の日付は右上にすること、宛名は左上に入れること、
自分の名前と連絡先は日付の下に書くこと、件名はわかりやすいように中心に入れること、本文は簡潔にすること、同封書類は箇条書きで記入することになります。
まとめ
内定をもらえたことはそれまでの努力が実った証でもあり、気が抜けてしまうのも当然だと思います。
ただ、就活というのは内定をもらった時点で終わるのではなく、入社して働き続けていかなければならないという未来にもつながっているのです。
気持ちよく新社会人として働き始めるために、内定承諾書のマナーは知っておきましょう。
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